从办公自动化的发展来看，办公自动化可以说经历了几个主要的阶段：
第一阶段是以Lotus 1-2-3、WPS、MS Office软件等为代表的个人桌面办公的时代，实现了由手工到电脑的转变。
第二阶段是以Lotus Notes（后来的IBM Domino）为代表，以及后来逐渐应用的MS Exchange及各种e-mail系统为代表的时代，即群件及e-mail的时代。它实现了交流与共享，也出现了基本的流程管理。
第三阶段是以B/S应用模式为代表的OA系统时代。在这一阶段普遍出现了较为成熟的系统。在技术上Domino平台在延续其生命力，但J2EE及.NET平台开始占据优势。在应用上工作流（可配置的流程管理）逐渐成为标准。同时，也出现了知识管理等应用。可以讲这一阶段是一个功能应用逐步成熟的时代。
第四阶段是以协同为核心的时代。应该说它的范畴已经不局限于传统的OA，而是传统OA的新的扩展与发扬。但我们仍然可以把它划入OA的领域。这一阶段的特点是，工作流、知识管理、门户技术全面成熟应用，行政办公与业务办公一体化，由原来孤立的功能应用发展为跨功能的全面信息与流程整合。
以上是从OA的发展阶段来理解什么是OA。应该说不同时代办公自动化有不同的含义，而且这些阶段并不是截然分开，而是渐进发展的。今天我们理解的办公自动化，应该是企业（组织）内外部与办公相关功能的全面集成的一个协同工作平台。
